Por: Paola Perdomo
Existen algunos tips que a simple vista parecen sencillos pero que si sigues al pie de la letra, te ayudarán a ofrecerles un servicio más profesional a tus clientes. No solo se trata de acompañar al cliente para ayudarlo a tomar la decisión, si este Sait es nuevo para ti o no estás familiarizado, entonces tendrás que revisar todos estos detalles que son sumamente importantes. Estos son algunos de los puntos que te recomiendo rectificar al momento de hacer un “scoutting” o visita al lugar donde se va a llevar a cabo el evento. Te los enlisto a continuación.
- Accesos para invitados: Es fundamental saber por dónde van a entrar los invitados, qué tenemos que corregir, qué es necesario decorar o limpiar, si es indispensable tener seguridad, servicio de valet parking, carpa para época de lluvias, etc.
- Accesos para proveedores y áreas de descarga: Es muy importante localizarlos para saber si es posible que los transportes se estacionen y descarguen en el lugar, así como rectificar los horarios permitidos. Si es en algún hotel o edificio, lo más probable es que sean montacargas y tengan itinerarios específicos para su uso.
- Áreas de servicio: Esto es lo que el cliente nunca ve en un evento, es el espacio en el que se va a montar la cocina, los bares de batalla, las bodegas o áreas para guardar equipo. Estos lugares deben de estar limpios, además de tener luz y ventilación suficientes.
- Horarios de montaje y desmontaje permitidos: Otra clave es rectificar con el lugar la tabla de horarios de entrada de cada proveedor para ver si tenemos autorización. A veces no es el horario del lugar lo que se tiene que checar, si no el de la colonia, del barrio o municipio, en los centros históricos generalmente solo podemos entrar por la noche a circular con vehículos pesados.
- Políticas y reglamentos del lugar: Te recomiendo siempre pedirlos, leerlos, y entregarles una copia al cliente y a los proveedores. Es importante que el cliente firme directo estos documentos con el lugar.
- Ventilación, aire acondicionado o calefacción: Según la época del año y el lugar en el que sea el evento. Calefacción o calentadores en invierno y en lugares fríos o llevar ventiladores para eventos en lugares muy calientes.
- Iluminación: Este punto es importante para ver si es necesario traer iluminación extra o es suficiente la del lugar. No es lo mismo iluminar decorativamente que prender la luz en un salón.
- Estacionamiento: Tanto para invitados como proveedores. Es muy importante rectificar cuál será el estacionamiento de la planta de luz del evento y cuántos metros de cable se requieren, así como hacer una visita con los técnicos de iluminación.
- Medidas y alturas: No olvides pedirle al Sait un plano del espacio que se va a utilizar. Este deberá ser entregado ya con medidas. Si no cuentan con uno, una opción para resolverlo es llevar un arquitecto a que haga un levantamiento ya que no podremos hacer un plano de montaje sin él.
- Puntos de carga: Rectificar si el lugar cuenta con ellos, ubicarlos dentro del plano y saber cuánto peso aguanta cada uno. Si no tenemos puntos de carga tendremos que meter estructuras, si es que la decoración implica colgantes.
- Insectos o plagas: Estas pueden ir desde ratas en lugares antiguos hasta aplomas que también son consideradas una plaga y muchas veces son un problema dentro de un espacio. En lugares de clima tropical o húmedo, es necesario fumigar por los mosquitos u otros insectos.
- Espacios de apoyo: Estos son el cuarto para los novios, bodeguitas donde podemos guardar cosas del evento o el alcohol, así como el área de guardarropa para los invitados.
- Baños: Tenemos que ver que sean suficientes para el número de invitados que esperamos, se aconseja una instalación para hombres y una para mujeres por cada 100 invitados. Rectificar que haya baños de staff para meseros, choferes, valet parking, también es básico así como asegurarnos de que el Sait incluya papel de baño, papel para secar manos, jabón, gel antibacterial y personal de limpieza.
- Permisos especiales con delegaciones o municipios: Hay Saits que requieren permisos especiales en cuanto a los horarios de música, volumen, recepción y estacionamiento de autos, o pirotecnia.
- Salidas de emergencia: Aunque tengamos mucha decoración, plantas o telas nunca se deben de tapar las señales de evacuación o salidas de emergencia y tenerlas siempre muy presentes por caso de evacuación.
- Extintores: Siempre recomiendo tener muchos –por todos lados– en la cocina y también dentro del salón así como saber quién es el personal indicado para manejarlos.
