Llega un momento en la vida de cada profesional y de toda organización en el que es necesario tomar esa decisión que sin duda marcará un antes y un después en ellos, que cambiará por completo la forma como se hacen las cosas y cómo se conciben a sí mismos.
El 8 de junio del 2020, World Meetings Forum –conocido por sus siglas WMF– tomó una de las decisiones más difíciles, emocionantes, retadoras y que implicaba un alto nivel de riesgo. Esta fue seguir adelante con la organización del WMF Los Cabos 2020 haciendo todo lo que estuviera al alcance para garantizar un evento bioseguro, de reencuentro, que permitiera conectar oferta y demanda para la reactivación sin dejar de lado el trabajo que se hace a través de la WMF Foundation para la inclusión de personas con discapacidad en la industria de eventos.
¿Por qué tomar una resolución como esta en medio de una pandemia? Porque WMF se dio cuenta de que la única forma de poder de hacer frente a la incertidumbre, a las reservas y al escepticismo que existe alrededor de la industria de eventos es liderando con el ejemplo, demostrando con hechos tangibles y enviando un mensaje contundente de que sí es posible hacer eventos. Es un hecho que la industria tiene la capacidad de adaptarse y que estamos listos para seguir contribuyendo a la economía de nuestro país. Así fue la forma en la que encontramos el propósito superior del WMF Los Cabos 2020.
Para el WMF reaccionar es igual a reactivar. Siendo conscientes del riesgo que se estaba asumiendo, la organización liderada por Rafael Hernández decidió reaccionar, desafiar el presente para crear su propio futuro y no cancelar ni posponer el evento. La apuesta fue muy alta, pero “Purpose” es parte del ADN del WMF y esto significa asumir la responsabilidad de liderar a pesar de la gran posición de vulnerabilidad en la que se estaban ubicando. WMF transformó su evento para que este se convirtiera en una herramienta, en un mensaje poderoso y contundente sobre la adaptabilidad a esta nueva realidad. Más allá de esto se buscó demostrar con hechos tangibles que sí es posible hacer eventos.
En la actualidad, organizar un evento presenta un gran desafío, no solamente porque existen nuevos protocolos que sin lugar a duda son fuera de nuestra zona de confort, sino también por las variables adicionales que se presentan.
A continuación, te compartimos los cinco frentes de acción para hacer realidad este evento:
- Construcción de plan de sanidad 360° and Beyond: Elaborado con el apoyo de toda la cadena de valor involucrada en World Meetings Forum e integrando best practices a nivel internacional.
- Comunicación como la clave: Implementación de una estrategia muy fuerte de comunicación y cercanía donde Marvelino transmitía de forma fresca y divertida mensajes generales del evento en especial relacionado con el plan de sanidad.
- “Nosotros cuidamos de ti, tú cuida de nosotros”: Empoderamiento de todos los participantes fomentando la corresponsabilidad para el éxito del evento.
- Tecnología como el mejor aliado. Fortalecer las diferentes herramientas tecnológicas en el evento, desde el app WMF, hasta la interpretación simultánea de la mano de AMTRAD que permite escuchar la charla en el idioma de selección a través en un teléfono móvil con sus propios audífonos.
- Asesoría de expertos: Son muchos los mitos y realidades que existen sobre el virus. Por tal razón unimos esfuerzos con AZUMED empresa especializada para una asesoría con rigor científico sobre la mejor manera de hacer el evento cuidando a todos.
Lo que WMF aprendió en el camino
El acontecimiento finalizó el 2 de Septiembre del 2020 y los resultados tangibles se verán en el corto o mediano plazo. Estos fueron algunos de los grandes aprendizajes:
- La industria de reuniones de México, la única protagonista: Esta historia es la suma de múltiples actores que son competencia pero que se unieron para hacer brillar la industria.
- De todos y para todos: Empoderar a las personas sobre el WMF, no como un evento de industria, pero como una herramienta que nos ayuda a poder plantear los siguientes pasos.
- Articulación con el destino: Parte del éxito del evento se atribuye a la articulación que se generó con Los Cabos como destino anfitrión al igual que con los aliados estratégicos del evento como lo fue Paradisus Los Cabos (hotel sede), MI&M (DMC Oficial), Encore/PSAV Grand Fiesta Americana, Volaris, Aeroméxico, Hilton, Smart Speakers, Questro Golf, Hughes Events entre otros.
- Lo híbrido llegó para quedarse: Si bien la esencia de WMF va a ser los eventos presenciales, el formato híbrido implementado este año gracias al apoyo de Encore/PSAV, Eventtia y AMTRAD nos demostró que esta modalidad nos permite expandir nuestras fronteras.
- Liderar con el ejemplo: La única forma de reactivar la industria es generando confianza y disminuyendo la incertidumbre.
Queremos compartir esta historia porque durante el WMF se ratificó que las cosas más increíbles suceden cuando las personas se unen con pasión y con propósito. En esta ocasión el propósito fue la reactivación de la industria.
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